Toto je preklad českého originálu, poskytnutý pre pohodlie. V prípade akéhokoľvek rozporu má prednosť česká verzia.
Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA)
Táto zmluva („DPA“) upravuje spracúvanie osobných údajov, ktoré Klient (prevádzkovateľ) nahráva do služby HRko, ktorej poskytovateľom je prevádzkovateľ služby HRko, ktorého identifikačné údaje sú uvedené na stránke Prevádzkovateľ (sprostredkovateľ). DPA je neoddeliteľnou súčasťou Obchodných podmienok a uzatvára sa podľa čl. 28 GDPR.
1. Predmet spracúvania
Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na účel plnenia služby — prevádzkovania HR systému, v ktorom prevádzkovateľ eviduje svojich zamestnancov, uchádzačov a ďalšie osoby.
2. Doba spracúvania
Počas trvania hlavnej zmluvy + 30-dňová odkladná lehota na export údajov + uchovávanie záloh (max. 7 dní).
3. Povaha a účel spracúvania
- Ukladanie a vyhľadávanie údajov o zamestnancoch
- Plánovanie zmien, sledovanie dochádzky a neprítomností
- Workflow procesy (onboarding, schvaľovanie dovolenky)
- Generovanie dokumentov a zmlúv zo šablón
- Reporty a štatistiky
4. Kategórie osobných údajov
- Identifikačné — meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo
- Kontaktné — adresa, telefón, e-mail
- Pracovné — pozícia, mzda, hodnotenie, plán
- Citlivé (iba ak ich prevádzkovateľ nahrá) — zdravotné obmedzenia, ZŤP/P, lekárske posudky
- Dokumenty nahrané prevádzkovateľom
5. Dotknuté osoby
- Zamestnanci prevádzkovateľa
- Uchádzači
- Dodávatelia na DPP/DPČ (dohody o pracovnej činnosti a o vykonaní práce podľa českého práva)
- Iné osoby evidované prevádzkovateľom (rodinní príslušníci pre daňové úľavy a pod.)
6. Povinnosti sprostredkovateľa
- Spracúva údaje iba na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa
- Zachováva mlčanlivosť — zaviazať pracovníkov zmluvne
- Prijíma primerané technické a organizačné opatrenia (pozri Bezpečnosť)
- Nezapája ďalších sprostredkovateľov bez predchádzajúceho povolenia prevádzkovateľa (pozri zoznam subdodávateľov); o zmenách informuje minimálne 30 dní vopred
- Pomáha prevádzkovateľovi pri plnení povinností (prístup, oprava, vymazanie, prenosnosť) v rámci dohodnutých nástrojov aplikácie
- Hlási porušenie ochrany osobných údajov (data breach) bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia
- Po skončení spracúvania údaje vymaže alebo vráti podľa pokynu prevádzkovateľa
7. Subdodávatelia
Sprostredkovateľ využíva ďalších sprostredkovateľov (subdodávateľov) uvedených verejne na stránke /sk/subprocesori. Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný súhlas s ich využívaním; sprostredkovateľ oznámi zmeny e-mailom aspoň 30 dní vopred. Ak prevádzkovateľ s novým subdodávateľom nesúhlasí, má právo zmluvu vypovedať.
8. Bezpečnostné opatrenia (čl. 32 GDPR)
- Šifrovanie údajov pri prenose (TLS 1.2+)
- Hashovanie hesiel (BCrypt)
- Podpora MFA (TOTP)
- Multi-tenant izolácia — prísne oddelenie údajov medzi klientmi
- Audit log všetkých mutácií
- Denné zálohy s týždenným uchovávaním
- Restore test overený a zdokumentovaný
- Pravidelná aktualizácia runtime + závislostí
Podrobný popis: /sk/bezpecnost.
9. Medzinárodný prenos
Údaje sú uložené výlučne v EÚ (Oracle Cloud Frankfurt). Ak by v budúcnosti malo dôjsť k prenosu mimo EÚ, vopred to oznámime prevádzkovateľovi a zabezpečíme primeraný právny základ (štandardné zmluvné doložky, rozhodnutie o primeranosti).
10. Audit a preukázateľnosť
Prevádzkovateľ má právo na audit dodržiavania DPA písomnou formou — zaslaním bezpečnostného dotazníka (napr. SIG, VSA alebo vlastná šablóna) na privacy@hrko.eu. Sprostredkovateľ vyplnený dotazník vráti spravidla do 5 pracovných dní. Pre enterprise klientov s vlastným info-sec tímom môže sprostredkovateľ doložiť logy administratívnych akcií, výpis subdodávateľov a ďalšie podklady.
11. Zodpovednosť
Strany zodpovedajú za škodu spôsobenú porušením tejto DPA. Limit zodpovednosti je zhodný s limitom v Obchodných podmienkach, ak sa strany nedohodnú inak.
12. Účinnosť a zmeny
DPA nadobúda účinnosť uzavretím hlavnej zmluvy a trvá počas jej trvania. Aktuálnu verziu nájdete vždy na tejto stránke. Podstatné zmeny oznamujeme s predstihom 30 dní.
Ak potrebujete túto DPA podpísať v písomnej podobe (pre Vašu compliance), pošlite žiadosť na privacy@hrko.eu. Vystavíme PDF na podpis.